Niektóre rzeczy robi się rzadko.
Załóżmy, że musisz użyć oprogramowania, którego nie znasz, aby wykonać jakieś zadanie. To coś, czego nigdy nie robiłeś – i czego już nigdy nie będziesz musiał robić w przyszłości. Uruchamiasz program, bierzesz instrukcję, albo wciskasz F1 – i zaczynasz pracę.
Szybko okazuje się, że instrukcja nie pokazuje tak jasno, jak byś chciał, pewnych spraw. Googlujesz więc swoje wątpliwości kilkanaście minut. Przeglądasz internetowe fora i blogi. W końcu – jest! Masz. Rozwiązanie. Wracasz do pracy i dzięki znalezionym wskazówkom oraz z dalszą pomocą instrukcji robisz, co ma być zrobione.
Mija kilka tygodni. Ale – niespodziewanie (kto by pomyślał) – okazuje się, że znowu musisz wykonać niemal identyczną robotę. Nigdy byś się tego nie spodziewał. Na szczęście mniej więcej pamiętasz, jak to zrobić. Zapomniałeś tylko paru szczegółów.
Znowu – instrukcja. Znowu – Internet. Ale nie pamiętasz także, gdzie znalazłeś poprzednio pomocne info, więc szukanie rozpoczyna się na nowo.
Mijają godziny. Za tym drugim razem potrzebujesz blisko tyle samo czasu – czasem i więcej (jeśli masz mniej szczęścia w szukaniu) aby zrobić to samo. I niemal tyle samo energii i wysiłku.
Takie niecodzienne sytuacje są na porządku dziennym.
Masz coś, co wydaje się zupełnie nietypowym przypadkiem. Myślisz, że nigdy nie będziesz musiał robić tego jeszcze raz. A tu niespodzianka.
Tymczasem życie uczy, że jeśli coś trzeba zrobić raz, to potem coś podobnego trzeba będzie zrobić i drugi, i trzeci raz. I więcej.
Identyczna strata czasu ma miejsce także wtedy, kiedy wiesz, że będziesz musiał robić podobne rzeczy w przyszłości, ale sądzisz, że zapamiętasz, jak je zrobić, a jeśli nie, to i tak jakoś sobie poradzisz.
Jasne, że sobie poradzisz. Ale zapłacisz za to swoim czasem.
Jeśli Twój czas jest dla ciebie cenny – zastosuj inną strategię.
Zamiast za każdym razem uczyć się od nowa tych samych rzeczy - zrób dokumentację tego, jak wykonać pracę. I to już za pierwszym razem, gdy ją wykonujesz. Krok po korku. Zapis, co robić – i jak robić. Ze szczególnym uwzględnieniem rzeczy ważnych i trudnych, których musiałeś szukać.
Niezależnie od tego, czy sądzisz, że zadanie było jednorazowe, czy nie.
Wiem, to brzmi nudno. I jest nudne. Jak każda dokumentacja.
Co więcej. Dokumentacja powinna przedstawiać kolejne etapy zadania w prostych krokach, tak aby nawet dziecko mogło to zrozumieć.
To NIE jest FAJNE, ale to ma sens. Zwłaszcza, jeśli uświadomisz sobie, że wykorzystanie tego nie ogranicza się do obsługi oprogramowania. Każde zadanie, jeśli jest taka potrzeba, może zostać udokumentowane.
Nie tylko te zadania, które wykonuje się tak rzadko, że zapominasz, jak je robić. Ale także te wykonywane często, które Ty znasz świetnie, ale które dzięki udokumentowaniu procesu możesz teraz odbić od siebie i zlecić do wykonania innym osobom.
Zbyt często – zwłaszcza w małych firmach – osoby produktywne, zamiast zajmować się ważnymi rzeczami, od których zależy sprzedaż i rozwój firmy, tracą czas na proste, powtarzające się zadania.
Robią tak, ponieważ nikt inny nie umie zrobić ich dobrze.
Zwykle zadanie takie trzeba zrobić właściwie i bezbłędnie od razu, bo błąd oznacza trzy czy cztery razy więcej pracy poświęconego później na korektę.
W wyniku tego wolisz zrobić je samemu, bo zrobisz je szybciej i lepiej.
Może nawet poświęciłeś kiedyś sporo czasu, aby nauczyć inną osobę twojego zdania i delegowałeś je na nią. Ale osoba ta odeszła z pracy – i znowu wolisz robić zadanie sam, niż ponownie tracić czas na naukę kogoś nowego.
Raz udokumentowany proces – jak wykonać zadanie – pozwala ci nie tylko mieć zawsze odniesienie, gdy nie wiesz, jak coś zrobić, ale pozwala ci także delegować zadanie dowolnej osobie. Jeśli ta osoba z jakichś względów nie może już tego robić, wręczasz dokumentację procesu komuś innemu – i teraz ta osoba ma wszystkie niezbędne dane, aby wykonać je dobrze.
Sam termin: dokumentowanie procesu jest mylący. Brzmi jak biurokracja. A ja rzygam na biurokrację.
Biurokracja zabiera czas.
To prawda, że udokumentowanie procesu też zabiera ci ten czas. Raz. Ale potem – zawsze już ten czas ci zwraca.
Pomyśl.
Dokumentacja procesu to nic innego, jak tylko zapis: “jak to zrobić”. Jeśli wykonanie jakiegoś zadania zabiera ci dziennie 7 minut, warto poświęcić i półtorej godziny, aby przygotować dokumentację procesu.
Raz.
Odbijając od siebie zadanie, już po dwóch tygodniach masz z powrotem czas zainwestowany w udokumentowanie procesu. Od tej pory każdego dnia zyskujesz kolejne 7 minut życia.
Na zawsze.
Z drugiej strony, wszystko łatwo jest sprowadzić do absurdu. Także dokumentację procesu.
Są rzeczy warte i nie warte udokumentowania. Zacznij od najbardziej czasochłonnych zajęć, które wykonujesz, a których chciałbyś się pozbyć – i odbij je. Pamiętaj także o pułapce zadań pozornie jednorazowych.
Jeśli nie będziesz delegować zadań, lub jeśli będziesz delegować nieskutecznie, zmuszony do ciągłego, szczegółowego nadzoru i ciągłego udzielania podpowiedzi i wskazówek, skazujesz się na rolę niewolnika swojego biznesu albo pracy. Stajesz się niezastąpiony.
Wiem, niektórzy ludzie lubią czuć się niezastąpieni. Ale ludzie niezastąpieni mają wrzody żołądka i szybko się starzeją.
Poza tym, zawalając się nudną, powtarzalną pracą, tracisz z oczu większe cele.
Nie będziesz miał czasu, aby cieszyć się owocami pracy. A i owoce będą nie takie, jak byś chciał.
Dokumentacja procesu – albo inaczej mówiąc – instrukcja, jak wykonać zadanie – pozwala nigdy nie tracić czasu na poszukiwanie rozwiązań, które już raz znalazłeś.
Oraz pozwala skutecznie odbijać od siebie zadania.